Az időmenedzsment csapda: Miért tart öt perc valójában tovább?

Te is jártál már így: megígérted, hogy csütörtökre befejezed azt a prezentációt, biztosítottad a párod, hogy „csak öt perc múlva” készen leszel, vagy magabiztosan ütemezted az egymás utáni megbeszéléseket, nulla pufferidővel. Aztán beüt a valóság, a határidők elszállnak, és azon tűnődsz, mi baj lehet az időbecsléseddel.

Nem vagy egyedül, és nem egyszerűen csak rosszul tervezel. A legtöbb ember hajlamos rendszeresen alábecsülni a jövőbeli tevékenységek idejét, költségeit és kockázatait, miközben túlbecsüli azok előnyeit. Ez a „tervezési tévedés”, amelyet először Daniel Kahneman és Amos Tversky pszichológusok írtak le.

A tervezési tévedésről

A tervezési tévedés több, mint rossz időmenedzsment. Képzeld el, hogy kevés az időd, de e-mailt kell írnod egy kollégádnak. Gyorsan megbecsülöd, hogy nem fog túl sokáig tartani, ezért leülsz, és elkezdesz gépelni. Sajnos sokkal tovább tart, mint gondoltad, és most már reménytelenül késésben vagy. Mi történt?

Valószínűleg elképzelted, hogy begépeled az üzenetet, talán egyszer átnézed, majd megnyomod a küldés gombot. A probléma az, hogy amikor tervezel, magára a feladatra fókuszálsz, miközben figyelmen kívül hagyod a számtalan apró fennakadást, megszakítást és bonyodalmat, amelyek elkerülhetetlenül felmerülnek, miközben megpróbálod befejezni. Így nem számolsz azzal a három másik sürgős e-maillel, ami az üzenet megírása közben érkezik, vagy azzal, hogy utána kell nézned néhány konkrét számadatnak, amire hivatkoznod kell.

A tervezési tévedés azt is megmagyarázza, hogy a nagy projektek - a házfelújításoktól kezdve a szoftverek bevezetéséig vagy az építési projektekig - miért kerülnek folyamatosan a költségvetés és a menetrend fölé.

Hogyan kerüljük el a tervezési tévedést

A tervezési tévedés nagyon költséges lehet, és nem csak pénzbe kerülhet. A határidők elmulasztása árt a hírnévnek, és mások elveszíthetik benned a bizalmat. A rossz tervezés felemészti az idődet és az erőforrásaidat, és más lehetőségek elmennek melletted. Ha pedig minden feladat tovább tart a vártnál, állandóan a lemaradást kell behoznod, ami felesleges stresszt okoz, és egészségügyi következményekkel járhat.

Mit tehetsz? Íme néhány, pszichológiai és menedzsmentkutatásokon alapuló stratégia, amely segíthet.

1. Ismerd meg önmagad!

Ahelyett, hogy csak a feladatra koncentrálnál, használj adatokat. Daniel Kahneman és Dan Lovallo különbséget tettek a „belső nézet” (amikor a konkrét, aktuális feladatra fókuszálsz) és a „külső nézet” (amikor azt nézed, mi történt hasonló esetekben) között, és a jobb előrejelzésekhez a külső nézetet javasolták. Szerinted mennyi idő alatt végeznek mások hasonló feladatokat? Miért gondolod, hogy te gyorsabb leszel?

Gondolj vissza, mikor végeztél utoljára hasonló feladatot. Mennyi időt vett igénybe? Ez akkor működik a legjobban, ha tényleges jegyzeteket vezetsz (egy egyszerű jegyzetfüzet is megteszi, de ha szeretnéd, használhatsz táblázatot is). Mielőtt például megbecsülnéd, mennyi időre van szükséged a következő prezentációd elkészítéséhez, nézd át a legutóbbi három prezentációról készült jegyzeteidet. Ne csak az írásra fordított időt számold bele, hanem a kutatásra, az átdolgozásra és a formázásra fordítottat is.

2. Adj hozzá puffereket százalékos arányban!

A pufferek hozzáadása jó ötlet, de „egy kis plusz idő” sosem lesz elég. A pszichológiai kutatások azt mutatják, hogy az emberek rendszeresen jelentősen alulbecsülik a feladatok időtartamát.Az egyik ökölszabály, hogy reális maradj, ha fix időpufferek helyett százalékos értékeket adsz hozzá. Adj hozzá 25 százalékot a becslésedhez (például 10 perccel több idő helyett). Ha a végén még mindig többre van szükséged, legközelebb adj hozzá 50 százalékot. Ha marad több idő, legközelebb egy kicsit igazíts lefelé. Ne keseredj el, ha végül 150 százalékot vagy még többet adsz hozzá. Tényleg ennyire rosszak vagyunk az időtartam becslésében.

3. Bontsd lépésekre a feladatokat!

A nagy, összetett feladatok becslései különösen hajlamosak a tervezési tévedésre, mert sok ismeretlent tartalmaznak. A nagy projekteket bontsd kisebb, kiszámíthatóbb lépésekre, és becsüld meg az egyes lépések időtartamát. Könnyebb megbecsülni, hogy „szerezd meg az elmúlt negyedév értékesítési adatait”, mint azt, hogy „fejezd be a divízió jelentését”.

4. Tervezz visszafelé!

Kezdd a tényleges határidővel, és dolgozz lépésről lépésre visszafelé, a korábbi feladatokból és pufferekből származó becslések alapján. Tervezd be a tényleges munkát a naptáradba. Ezután adj hozzá több időt, hogy elkerüld a stresszt. Szeretnéd az utolsó pillanatban befejezni a feladatot?

A reális tervezés előnyei

Ha megtanulod, hogyan készíts pontosabb időbecsléseket, kevesebb stressz ér, jobb minőségű munkát végzel, és javítja a megbízhatóságodról alkotott képet. Paradox módon időt is megtakaríthatsz. Ha minden feladatot következetesen időben elvégzel, nagyon ritkán leszel túlterhelt. Visszanyered a kreatív munkához szükséges mentális teret, és lesz időd más lehetőségeket is megragadni.

Legközelebb, amikor azon kapod magad, hogy azt gondolod: „ez csak néhány percig fog tartani”, állj meg, és emlékezz a tervezési tévedésre! A cél azonban nem az, hogy pesszimistává válj a képességeiddel kapcsolatban. Hanem az, hogy reálisan lássuk a való világ összetettségét. A jövőbeli éned meg fogja köszönni.

Források

Kahneman, D., & Tversky, A. (1979). "Intuitive prediction: Biases and corrective procedures." TIMS Studies in Management Science, 12, 313-327.

Buehler, R., Griffin, D., & Ross, M. (1994). "Exploring the 'planning fallacy': Why people underestimate their task completion times." Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366-381.

Kahneman, D., & Lovallo, D. (1993). "Timid choices and bold forecasts: A cognitive perspective on risk taking." Management Science, 39(1), 17-31.